Con GoogleDocs
Usando una hoja de cálculo, se introducen los días a modo de calendario en la primera columna, y los nombres de los participantes (incluyendo el DM) en la primera fila. Entonces, se comparte el documento con el resto de participantes y se asigna un código, como por ejemplo:
-Verde: disponibilidad total.
-Amarillo: disponibilidad limitada o incierta. Si no sabemos si vamos a poder quedar con seguridad, o sólo podemos quedar en cierto bloque horario, lo marcamos en amarillo y escribimos los bloques horarios que sí van bien. Para marcar el bloque horario, usamos iniciales en mayúsculas. M=Mañana, T=Tarde, N=Noche.
-Rojo: disponibilidad nula.
Si un día todo el mundo lo señalara en verde, haríamos una partida maratoniana desde media mañana hasta la madrugada (aún no ha pasado).
Si el DM o varios jugadores lo marcan en rojo, no se juega.
Si un día tiene una mayoría de recuadros verdes, y unos cuantos amarillos, se adapta el horario al de los jugadores que lo han marcado en amarillo.

Con GoogleCalendar (no es el que usamos nosotros)
Como permite invitar a gente a eventos creados, el DM crea el evento de la partida en los diferentes dias en que puede convocarla, e invita a los demás participantes, que pueden responder afirmativa o negativamente a las invitaciones según su disponibilidad. La convocatoria con más invitaciones confirmadas se acepta como la definitiva.

A nosotros nos funciona muy bien la primera opción, porque además no tenemos un calendario periódico, y porque nos permite que cualquiera de nosotros convoque una modificación del documento en cuanto apetece jugar si éste no está actualizado, y que viendo la disponibilidad señalada proponga una sesión.
Lo hemos introducido en todas las campañas que jugamos y estamos muy contentos de ello, así que lo recomiendo.

Mientras tanto, también comento otro problema que actualmente sufrimos en nuestro grupo y que supongo que es bastante común: el reducido número de directores de juego. En nuestro grupo de juego sólo somos dos directores: Phylantrios y yo. El resto de compañeros han sido siempre jugadores que no han querido asumir tareas de dirección desde hace años. Consecuencias: como Phylantrios y yo nos hemos tenido que turnar siempre como directores de juego, en muy pocas ocasiones hemos tenido la oportunidad de interactuar ambos a la vez como personajes jugadores…

Muy probablemente, la solución está en buscar a otro director de juego ajeno al grupo, o bien en interpretar a nuestros personajes al mismo tiempo que hacemos de directores (aunque no es lo mismo…)… Pero, ¿qué otras opciones se os ocurren?

El asunto surgió por decidir fecha(s) para quedar a jugar. Primero por los compromisos de unos y otros, que dejan menos posibilidades, y segundo por malentendidos o gente que hace otros planes si la fecha no es totalmente definitiva. Nuestra solución fue hablarlo por foro con mucha antelación, casi siempre un mes o así. La solución parece que ha funcionado más o menos, pero quita mucha libertad y espontaneidad para quedar. ¿Algún consejo en esto? ¿Cómo lo hacéis en otros grupos? Por cierto, en otros grupos, ¿jugáis aunque no estén/puedan todos? Ese también es un tema más bien conflictivo, y que yo creo que ha impedido que jugáramos más a menudo porque siempre hemos esperado a poder jugar todos. Creo que en nuestro grupo jugamos más bien poco: una partida al mes de media. A veces cada dos semanas, pero otras veces bastante más de un mes sin jugar.